Por muito tempo, empresas utilizaram planilhas escritas à mão ou as do programa Excel, para fazer a gestão da sua loja. Porém, essa é uma prática ultrapassada e pouco prática, podendo trazer prejuízos para a rotina do seu negócio. As planilhas são usadas em diversos setores e geralmente fazem parte da gestão de fluxo de caixa ou no controle de estoque. Mas, porque o uso de planilhas não é mais prático na gestão dos estabelecimentos? A resposta está na tecnologia, já que com um bom sistema ERP, é possível substituir as planilhas por um software, que irá organizar seus dados e otimizar sua gestão.
Por isso, no post de hoje, você vai entender quais são os riscos de usar planilha na gestão da sua loja.
Erros manuais
Não tem jeito, processos manuais sempre correm o risco de ter algum erro. A planilha é um processo de organização, que demanda tempo e conhecimento. Nem todas as pessoas da empresa saberão manusear as planilhas e você ficará dependente de alguns funcionários, que quando não estiverem presentes na empresa, não poderão atualizar as informações e dados do dia. Com a possibilidade de erros manuais no registro de informações, as tomadas de decisões se tornam mais difíceis, sem uma base de dados confiável.
Perda de dados
É muito comum empresas que perdem milhares de dados, por não salvar as informações de forma correta ou depois que o computador com as informações para de funcionar. Atualmente existem tecnologias, como o uso do software de gestão, para garantir que os dados sejam armazenados de forma correta. É nesse espaço, que tudo ficará integrado e poderá ser acessado com toda a segurança. Dessa forma, seu estabelecimento não fica dependente de apenas alguns computadores e pode ter tranquilidade no acesso aos dados.
Falta de organização
O maior problema da empresa que usa planilhas manuais é falta de organização. Por mais que o processo seja feito em um sistema no computador, as informações são regidas e alteradas pelos funcionários. Pessoas estão sujeitas a erros e o processo de atualização e alteração de informações, pode se tonar uma completa bagunça. Por isso, é importante investir em um bom sistema ERP, já que com um software, você consegue organizar todos os dados e informações automaticamente e saber quais foram as últimas alterações feitas.
Tempo perdido
Vamos combinar todo trabalho manual consome muito tempo. O setor que utiliza as planilhas para fazer a gestão, sofre com o atraso das atividades, por depender que as informações estejam atualizadas. É fundamental entender que os dados que estão na planilha, servem para orientar as ações do setor. Por exemplo, se sua empresa usa planilhas para fazer o controle de estoque, os funcionários responsáveis pelo setor de compra precisam esperar a atualizações dessa planilha, para realizar a checklist e identificar quais itens precisam ser repostos. Imagine o tempo que o setor de compras perde esperando que as informações sejam atualizadas?
Como vimos nesse artigo, a empresa que usa planilhas para fazer a gestão do seu estabelecimento, perde muito tempo e qualidade nas tarefas. Por isso, é importante que sua empresa invista em um sistema ERP, que unifique e otimize os processos, para melhorar o desempenho do negócio.
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