O cadastro de produtos pode parecer algo muito simples e rotineiro, mas a verdade é que ele recebe menos atenção do que merece. Isso se deve ao fato da imensa quantidade de informações valiosas que ele pode possuir e inclusive ajudar na saúde financeira da empresa e na rotina de trabalho dos colaboradores.
Como fazer o cadastro de produtos de forma eficiente
Para começar a fazer o cadastro de produtos você vai precisar:
- Contar com um sistema informatizado de gestão;
- Separar as mercadorias por categoria;
- Fazer uma relação das características de cada produto (peso da unidade, quantidade de unidades por embalagem, tipo da embalagem e etc.);
- Criar subcategorias e agrupar os itens por marca, fornecedor, etc.
Verifique se você possui um software de gestão (ERP) interligado em todos os processos da sua empresa, como o Sistema Linear, porque é fundamental que o software de gestão lhe ofereça a opção de fazer, por exemplo, o agrupamento de EAN no próprio sistema, pois é bastante comum um mesmo produto ter mais de um código de barras. Cadastrá-lo em duplicidade é moroso e prejudicial durante a venda e durante a conferência de estoque, isto é, um cadastro mal feito pode gerar um prejuízo financeiro, seja por não concretizar uma venda ou por realizar uma compra incorreta de estoque.
Além disso, para facilitar a pesquisa de produtos é importante ter uma padronização na descrição dos produtos. Isso facilita muito a busca, além de garantir que qualquer colaborador encontre facilmente o que procura. Vejamos um exemplo de padronização:
Tipo + Nome do Produto + Marca + Embalagem + Conteúdo
Como fica na prática:
- Refrigerante Guaraná Antarctica garrafa 600ml
- Biscoito recheado Passatempo Nestlé pacote 130g
- Detergente líquido Ypê Neutro frasco 500ml
- Arroz Agulhinha Tipo 1 Camil pacote 5kg
Frequência de atualização do cadastro
Agora você já registrou todos os itens, está tudo completo e organizado. Acabou? Não, porque de agora em diante será necessário atualizar o cadastro a cada vez que as Secretarias de Fazenda (Estadual e Federal) anunciarem atualizações. Isso porque algumas atualizações afetam a classificação de uma categoria específica de itens, sejam alterando os códigos NCM, as alíquotas dos tributos ou quaisquer outras normas.
Diante disso, considera-se que um cadastro eficiente e adequado é aquele que está sempre atualizado. Assim, a empresa se mantém em conformidade com o Fisco, além de refletir positivamente na saúde financeira do negócio. Para que isso se concretize, inevitavelmente será necessário um acompanhamento diário e um olhar atento ao cadastro para ajustar qualquer incoerência ou desatualização.
Impactos de um cadastro desatualizado
Um cadastro desatualizado traz duas principais consequências à empresa: a desconformidade com o Fisco e, por consequência, prejuízos à saúde financeira da empresa. Isso porque a cobrança dos tributos é definida com base nas informações fiscais dos itens, por isso a forma de recolhimento e o valor da alíquota podem variar conforme as informações descritas na NF-e, quer se trate de uma operação de compra ou de venda.
Se essa classificação fiscal estiver incorreta, possivelmente a empresa pagará impostos indevidos (prejuízo para a empresa) ou deixará de pagar tributos que deveriam ser cobrados para aquela operação (desconformidade com o Fisco).
Agora que a importância do cadastro de produtos ficou clara, ficará mais fácil realizá-lo e atualizá-lo. Se precisar de ajuda neste processo, conte com o software de gestão Linear e com a completa equipe de suporte.
