Você sabe a importância de guardar documentos fiscais? Além de servirem para uma série de procedimentos administrativos, alguns deles devem ser mantidos na empresa por determinado tempo, conforme determinação legal.
Sendo assim, a incineração ou falta de cuidado com os documentos fiscais do seu negócio podem, inclusive, gerar multas e prejuízos financeiros para a empresa. Pensando nisso, resolvemos escrever este artigo.
Nele, mostraremos a importância de manter esses documentos bem armazenados e como eles podem auxiliar no dia a dia do seu negócio. Acompanhe!
Qual a função dos documentos fiscais em uma empresa?
Os documentos fiscais de uma empresa servem para comprovar a sua movimentação de entrada e saída de produtos e serviços, bem como, o pagamento de impostos e transmissão de obrigações acessórias.
Seus documentos fiscais são os responsáveis pela apuração dos tributos que sua empresa paga mensalmente e a falta de apenas um deles pode prejudicar todo esse processo, tornando-o incorreto e podendo gerar multas para a empresa.
Por que guardar documentos fiscais?
Sendo assim, é muito importante que você tenha uma boa rotina de armazenamento desses documentos. Eles servirão para comprovar as compras e vendas realizadas, evitar cobranças indevidas e provar ao fisco que todas as obrigações fiscais da sua empresa foram devidamente cumpridas.
Os documentos fiscais são utilizados, principalmente, em processos de fiscalização realizados por órgãos tributantes. Geralmente, eles precisam ser apresentados em meio físico ou digital, dependendo do caso.
Por quanto tempo devo guardar esse tipo de documento?
O tempo de armazenamento de documentos fiscais pode variar de acordo com cada tipo. Por exemplo, Notas Fiscais eletrônicas e suas derivações como NFC-e, NFS-e, devem permanecer arquivadas por no mínimo 5 anos.
Entretanto, é importante saber que o documento que precisa ser armazenado é o arquivo XML e não somente o DANFE. Muitas pessoas erram nesse ponto e quando são fiscalizadas acabam pagando multas altíssimas pela falta desses arquivos.
Como fazer o armazenamento de forma correta?
O arquivamento dos documentos fiscais também dependerá do seu formato. Por exemplo, para notas fiscais físicas ou comprovantes de pagamento, você pode armazenar em caixas separadas por espécie e colocá-las em uma sala arejada e livre de água ou outros elementos que podem degradar os papéis.
Tratando-se de arquivos digitais, é possível fazer o armazenamento em um computador ou, em servidores na nuvem, um dos mais utilizados nos dias atuais. Nesse último caso, é possível acessar o seu arquivo de qualquer computador que tenha acesso à internet.
Como garantir a segurança desses documentos?
Quando se menciona arquivos digitais, principalmente, aqueles que são salvos na nuvem, é muito comum que as pessoas tenham receio em utilizar esse tipo de aplicação na guarda de documentos fiscais.
Entretanto, atualmente, existem servidores extremamente seguros que fazem backups diariamente de toda a movimentação que é inserida. Sendo assim, você pode garantir a segurança de todos os seus dados fiscais armazenados.
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